1.ขอบเขต KM (Km Focus Areas)

การบ่งชี้ความรู้หรือการกำหนดขอบเขต KM ที่องค์กรมีอยู่/จำเป็นต่อองค์กร ที่จะนำมาดำเนินการจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนรู้นั้น มีแนวทางในการกำหนดขอบเขตดังนี้

แนวทางที่ 1  เป็นความรู้ที่จำเป็นสนับสนุนพันธกิจ/ วิสัยทัศน์/ ประเด็นยุทธศาสตร์ในระดับของหน่วยงานตนเอง

แนวทางที่ 2  เป็นความรู้ที่สำคัญต่อองค์กร หรือ

แนวทางที่ 3  เป็น ปัญหาที่ประสบอยู่ และสามารถนำ KM มาช่วยได้ หรือ

แนวทางที่ 4  นอกเหนือจากแนวทางที่ 1,2,3 ที่หน่วยงานเห็นว่าเหมาะสม

2. KM ทีมควรมีใครบ้าง? ทำหน้าที่?

-  ผู้บริหารจัดการความรู้ ทำหน้าที่  แสดงบทบาทผู้นำที่ชัดเจน เป็นแบบอย่างที่ดีมีส่วนร่วมในกิจกรรมสำคัญใช้สนับสนุนอย่างจริงจัง สม่ำเสมอและต่อเนื่อง

-  ทีมงานจัดการความรู้ ทำหน้าที่  เพื่อมาทำงานจัดการความรู้เพียงงานเดียว

- บุคลากร ทำหน้าที่ เป็นทั้งผู้เรียน ผู้รู้ ผู้สร้าง ผู้แลกเปลี่ยน และผู้ใช้ความรู้

3.กระบวนการจัดการความรู้ 7 ขั้นตอน มีอะไรบ้าง แต่ละขั้นตอนคืออะไร

        กระบวนการที่ช่วยให้เกิดการจัดการกับความรู้ที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กรซึ่งมีดังนี้

1. การบ่งชี้ความรู้ เป็นการพิจารณาว่าจะทำอย่างไรให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย โดยจะคัดเลือกว่าจะใช้เครื่องมืออะไร และขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง อยู่ในรูปแบบใด อยู่ที่ใคร โดยอาจจะพิจารณาว่าองค์กรมีวิสัยทัศน์ พันธกิจ ยุทธศาสตร์ เป้าหมายคืออะไร

2. การสร้างและแสวงหาความรู้ ซึ่งสามารถทำได้หลายทาง เช่น การสร้างความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เก่า กำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว

3. การจัดความรู้ให้เป็นระบบ เป็นการวางโครงสร้างความรู้ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้อย่างเป็นระบบเพื่อการเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องในอนาคต

4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้ เช่น การปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน ใช้ภาษาเดียวกัน และปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์และเหมาะสม

5. การเข้าถึงความรู้ เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้เข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก โดยการใช้พวกระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ(IT) หรือการประชาสัมพันธ์บน Web board

6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ ทำได้หลายวิธีการซึ่งจะแบ่งได้สองกรณีได้แก่ Explicit Knowledge อาจจะจัดทำเป็นเอกสาร ฐานความรู้ และเทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆ หรือ Tacit Knowledge จัดทำเป็นระบบ ทีมข้ามสายงาน กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม ชุมชนแห่งการเรียนรู้ ระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัว และเวทีการแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น

7.การเรียนรู้ ควรทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่น การเรียนรู้จากสร้างองค์ความรู้ การนำความรู้ไปใช้ให้เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่ๆ และนำความรู้ที่ได้ไปหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง

4. กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง CMP คืออะไร

กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management Process) เป็นกรอบความคิดแบบหนึ่งเพื่อให้องค์กรที่ต้องการจัดการความรู้ภายในองค์กร ได้มุ่งเน้นถึงปัจจัยแวดล้อมภายในองค์กร ที่จะมีผลกระทบต่อการจัดการความรู้ ประกอบด้วย 6 องค์ประกอบ ดังนี้

1. การเตรียมการและปรับเปลี่ยนพฤติกรรม เช่น กิจกรรมการมีส่วนร่วมและสนับสนุนจากผู้บริหาร (ที่ทุกคนมองเห็น) โครงสร้างพื้นฐานขององค์กร ทีม/ หน่วยงานที่รับผิดชอบ  มีระบบการติดตามและประเมินผลกำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จชัดเจน

– ปรับวัฒนธรรมขององค์กรให้เป็นไปในทิศทางและความเข้าใจเดียวกัน  เช่น กำหนดให้พนักงานมี ความใฝ่รู้  ช่วยกันสร้างวัฒนธรรมขององค์กร

– ผู้บริหารทำตัวเป็นกันเอง และเป็นแบบอย่างที่ดีให้กับพนักงาน

– สร้างบรรยากาศในการทำงาน

–ส่งเสริมกิจกรรมให้กับพนักงานรวมถึงให้พนักงานสามารถแสดงความคิดเห็นและแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิดเห็น ทั้งประสบการณ์เพื่อให้องค์กรประสบความสำเร็จ

2. การสื่อสาร เช่น กิจกรรมที่ทำให้ทุกคนเข้าใจถึงสิ่งที่องค์กรจะทำประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นกับทุกคนแต่ละคนจะมีส่วนร่วมได้อย่างไร  โดยจะสื่อสารให้พนักงานได้รับรู้ถึงประโยชน์และวิธีการดำเนินกิจกรรม KM  ผ่านสื่อต่างๆ เช่น  E-mail/Web Site, โปสเตอร์  บอร์ดประกาศ

3. กระบวนการและเครื่องมือ  ช่วยให้การค้นหา  เข้าถึง ถ่ายทอด และแลกเปลี่ยนความรู้สะดวกรวดเร็วขึ้น โดยการเลือกใช้กระบวนการและเครื่องมือ ขึ้นกับชนิดของความรู้ ลักษณะขององค์กร (ขนาด  สถานที่ตั้ง) ลักษณะการทำงาน วัฒนธรรมองค์กร ทรัพยากร โดยวางขั้นตอนการดำเนินกิจกรรมและสร้างเครื่องมือเพื่อเอื้ออำนวยต่อกิจกรรมต่างๆ

4. การเรียนรู้   เพื่อสร้างความเข้าใจและตระหนักถึงความสำคัญและหลักการของการจัดการความรู้ โดยการเรียนรู้ต้องพิจารณาถึง เนื้อหา  กลุ่มเป้าหมาย วิธีการ การประเมินผลและปรับปรุง

– จัดอบรมให้ความรู้เกี่ยวกับการจัดการความรู้ให้กับพนักงาน เพื่อให้เข้าใจวัฒนธรรมและงานขององค์กร  ตลอดจนมีกิจกรรมให้พนักงานได้เข้าร่วม

– แนะนำวิธีการติดตามข่าวสารและแหล่งความรู้ต่างๆ ที่มีอยู่ในองค์กร

– สอนพนักงานให้ทราบถึงวิธีการใช้เครื่องมือ

– แนะนำวิธีการใช้เครื่องมือในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เช่น  Blog การใช้ Chat Room การเข้ามีส่วนร่วมในชุมชนนักปฏิบัติ

5.การวัดผลเพื่อให้ทราบว่าการดำเนินการได้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่มีการนำผลของการวัดมาใช้ในการปรับปรุงแผนและการดำเนินการให้ดีขึ้นมีการนำผลการวัดมาใช้ในการสื่อสารกับบุคลากรในทุกระดับให้เห็นประโยชน์ของการจัดการความรู้และการวัดผลต้องพิจารณาด้วยว่าจะวัดผลที่ขั้นตอนไหนได้แก่ วัดระบบ (System), วัดที่ผลลัพธ์ (Output) หรือวัดที่ประโยชน์ที่จะได้รับ (Outcome)

6.การยกย่องชมเชยและให้รางวัลเป็นการสร้างแรงจูงใจให้เกิดการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมและการมีส่วนร่วมของบุคลากรในทุกระดับโดยข้อควรพิจารณาได้แก่ค้นหาความต้องการของบุคลากรแรงจูงใจระยะสั้นและระยะยาว  บูรณาการกับระบบที่มีอยู่ ปรับเปลี่ยนให้เข้ากับกิจกรรมที่ทำในแต่ละช่วงเวลา

  5.อะไรคือ COP สร้างได้อย่างไร และมีประโยชน์อย่างไร

CoP ย่อมาจาก Community of Practice หมายถึง ชุมชนนักปฏิบัติ หรือ ชุมชนแห่งการเรียนรู้ที่รวบรวมกลุ่มคนที่มีความรู้ความสนใจในเรื่องเดียวกัน มาร่วมแลกเปลี่ยน แบ่งปัน เรียนรู้ในเรื่องนั้น ๆ ร่วมกัน ซึ่งCoP เป็น 1 ใน เครื่องมือของการจัดการความรู้ (KM:Knowledge Management)

ลักษณะสำคัญ ซึ่งบางแนวคิดกล่าวว่ามันคือเก้าอี้ 3 ขา

1.head เป็นเรื่องของความรู้ ประสบการณ์ ความสนใจ หรือปัญหาร่วมกัน (domain)

2.heart คือ ความรู้สึกมีส่วนร่วมในชุมชน (community) และความไว้วางใจซึ่งกันและกัน  มีการสร้างปฏิสัมพันธ์และความสัมพันธ์กัน ในกลุ่มหรือชุมชนมีการช่วยเหลือกัน

3.hand คือ เป็นกิจกรรม หรือการกระทำ (practice) มีการแลกเปลี่ยนและพัฒนาการเรียนรู้ไปร่วมกัน ด้วยแนวปฏิบัติเดียวกัน

ประโยชน์

1.แก้ปัญหาได้รวดเร็ว เพราะมีข้อมูลมากขึ้นในการตัดสินใจ ทำให้เกิดความมั่นใจ

2.มีการระดมสมอง ได้แนวคิดหลากหลาย

3.ได้มีเพื่อนที่มีประสบการณ์ร่วมกัน ได้แบ่งปันและแก้ไขปัญหาไปด้วยกัน

4.เสริมสร้างวัฒนธรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในองค์กร

5.เกิดแหล่งรวบรวมและเผยแพร่วิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ

6.เกิดภาพลักษณ์ที่ดีแก่องค์กร